La clasificación, control y ubicación de productos adquiridos a un proveedor son las tareas del proceso de recepción de mercancía en el almacén. Dicho proceso es clave en la gestión de todo almacén, de no realizarse de manera correcta, ocasionará posibilidades de pérdidas o accidentes en los productos, lo que afectaría directamente en la capacidad de cumplir satisfactoriamente con los encargos de los clientes.
Es necesario que profesionales expertos y capacitados en la presente actividad, se hagan cargo de la recepción de mercancías, para que se lleve a cabo tanto de forma rápida y eficaz. A su vez, se recomienda contar con un sistema de gestión de almacenes fiable, así como automatizado.
En Serwell contamos con todos los medio para proporcionar un excelente servicio de mensajería, por ello, en este post te damos a conocer las principales claves para llevar a cabo un buen proceso de recepción de mercancías en el almacén.
¿En qué consiste el proceso de recepción y registro de mercancías en almacén?
El proceso de recepción de mercancías no solo consiste en dar entrada a los pedidos, sino que se trata de un proceso más complejo que requiere el cuidado de diversos aspectos. Se trata de múltiples y diversas tareas, todas relacionadas entre sí, que tienen como objetivo principal conseguir una gestión correcta y eficaz.
A continuación, procedemos a explicarte cada uno de los pasos que conforman el proceso de recepción de mercancías de almacén. No obstante, primero debemos mencionar algunos de los documentos necesarios para poder recibir mercancía en almacén.
Documentos necesarios que justifican la recepción de mercancías en un almacén:
- Pedido (emitido por la empresa y enviado al proveedor)
- Registro completo de pedidos emitidos
- Hoja de solicitud de mercancías (entre almacenes o entre secciones de la empresa)
- Albarán o nota de entrega (documento que se recibe junto con la mercancía)
- Hoja de recepción (documento de carácter interno con el objetivo de dejar constancia acerca de los pedidos y mercancías recibidas en el almacén)
Con respecto a la hoja de recepción, esta debe contener los siguientes campos de datos de información:
- Número de pedido
- Albarán o nota de entrega
- Resultado del control de cantidad y calidad
- Almacén o sección de destino
- Descripción y código de la mercancía
- Cantidad recibida, así como cantidad solicitada y cantidad pendiente de recibir
Planificación e información de la mercancía
Esta primera parte del proceso de recepción de mercancías en el almacén consiste en la planificación de la llegada de mercancía a almacén, la cual resulta fundamental para evitar que surjan problemas en el proceso.
Para la recepción de mercancías es determinante una correcta coordinación de la cadena de suministro. A su vez, es de gran importancia que haya una buena gestión de la información y que todos los trabajadores implicados en el proceso tengan conocimiento de lo que esperan, así como cuáles son las horas estimadas de llegada de los pedidos.
Descarga de la mercancía en almacén
Tras planificar la mercancía, se procede a su descarga desde los camiones al almacén y su posterior desplazamiento hasta la zona de recepción, o bien directamente hasta su lugar correspondiente de almacenaje en estanterías.
También es importante que los trabajadores encargados, posean conocimientos e instrucciones de cómo actuar ante los posibles problemas o situaciones que puedan llegar a surgir. De esta manera, sabrán en todo momento qué hacer y qué equipos deben utilizar para conseguir el máximo rendimiento.
Control de calidad de la mercancía que llega a almacén
Una vez que la mercancía entra al almacén, se realiza la primera verificación de los albaranes con el objetivo de comprobar si todos los datos coinciden con lo que se había acordado previamente con los proveedores: cantidad, modelo y características. De mismo modo, se debe observar si el embalaje está es el adecuado y se encuentra en buen estado.
Ese paso es fundamental para llevar a cabo un eficiente proceso de recepción de mercancía en el almacén y tener futuros problemas con el estado o la conservación de la mercancía, ya que esta pasará más adelante a las manos del cliente final.
Por todo ello, es necesario realizar unos controles de calidad de mayor profundidad, como los siguientes:
- En caso de que lleguen materias primas al almacén, la gran mayoría de las empresas cuentan con su propio control de calidad para evaluarlas.
- Los alimentos, al igual que ciertos medicamentos, requieren condiciones especiales con respecto a la temperatura y la humedad. De esta manera, se proporcionará el ambiente adecuado para su conservación en perfecto estado. Es imprescindible comprobar que no se haya roto la cadena de frío y haya productos en mal estado.
- Con respecto a las mercancías peligrosas, existen ciertas normativas concretas para regular el embalaje, a parte de los procedimientos de carga y descarga, debido a que son productos cuya manipulación posee ciertos riesgos.
Se denomina “cuarentena” al tiempo requerido para realizar los anteriores controles de calidad. Casi todos los almacenes cuentan con una zona especial destinada de forma exclusiva a realizar dichos controles.
Etiquetado y colocación de la mercancía
En algún punto de todo el proceso de recepción de mercancías es necesario registrar toda la información, con el fin de dejar constancia de la mercancía que ha ingresado al almacén. Dicha información puede ser registrada en los programas de sistema de gestión que están destinados a ello. Todo con el objetivo de que los datos estén informatizados de acuerdo a los parámetros logísticos que emplee la empresa.
Hasta la llegada de los sistemas informáticos y la difusión de estas tecnologías, esto se hacía de forma manual. Se hacía uso de las hojas de recepción para registrar los datos de las mercancías, como son el número de pedido, el albarán, el resultado de control de calidad, descripciones de la mercancía y las cantidades de esta.
Solicitud de servicio de recepción de mercancía y almacenaje
Ahora que ya conoces todo sobre un correcto proceso de recepción de mercancías en el almacén, no puedes perder la oportunidad de contar el mejor servicio de mensajería y transporte para tu negocio. En Serwell te proporcionamos un proceso eficaz y rápido para la gestión de la recepción de tus mercancías y un excelente servicio de almacenaje.
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