La recepción de mercancías en el almacén es un proceso clave que abarca la clasificación, el control y la correcta ubicación de los productos recibidos de un proveedor. Su adecuada ejecución es fundamental para evitar pérdidas, errores o daños en los productos, lo cual podría comprometer la capacidad de la empresa para cumplir con los pedidos de los clientes de forma eficiente.
Para garantizar una recepción eficaz, es imprescindible que personal capacitado y con experiencia se encargue de esta tarea. Además, contar con un sistema de gestión de almacenes fiable y automatizado facilitará enormemente el control y seguimiento de las mercancías.
En Serwell, disponemos de todos los recursos necesarios para ofrecer un servicio logístico de calidad. Por eso, en este post te compartimos las claves esenciales para llevar a cabo un proceso de recepción de mercancías ordenado, seguro y eficiente.
❓ ¿En qué consiste el proceso de recepción y registro de mercancías en almacén?
El proceso de recepción de mercancías está compuesto por una serie de pasos coordinados, cuyo objetivo principal es asegurar que lo que llega al almacén cumpla con lo esperado en cantidad, calidad y condiciones. Para ello, es fundamental contar con personal experto, herramientas tecnológicas y documentación precisa.
📄Documentos necesarios que justifican la recepción de mercancías en un almacén:
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🧾 Pedido (emitido por la empresa y enviado al proveedor)
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📚 Registro de pedidos emitidos
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📝 Hoja de solicitud (interna, entre áreas o almacenes)
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📦 Albarán o nota de entrega (acompaña a la mercancía)
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📋 Hoja de recepción, que debe incluir:
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Número de pedido
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Referencia del albarán
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Resultado del control de calidad y cantidad
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Almacén o área de destino
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Descripción y código de producto
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Cantidad recibida, esperada y pendiente
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🔄 Etapas del proceso de recepción de mercancías
📝Planificación e información de la mercancía
Esta primera parte del proceso de recepción de mercancías en el almacén consiste en la planificación de la llegada de mercancía a almacén, la cual resulta fundamental para evitar que surjan problemas en el proceso.
Para la recepción de mercancías es determinante una correcta coordinación de la cadena de suministro. A su vez, es de gran importancia que haya una buena gestión de la información y que todos los trabajadores implicados en el proceso tengan conocimiento de lo que esperan, así como cuáles son las horas estimadas de llegada de los pedidos.
🚚Descarga de la mercancía en almacén
Tras planificar la mercancía, se procede a su descarga desde los camiones al almacén y su posterior desplazamiento hasta la zona de recepción, o bien directamente hasta su lugar correspondiente de almacenaje en estanterías.
También es importante que los trabajadores encargados, posean conocimientos e instrucciones de cómo actuar ante los posibles problemas o situaciones que puedan llegar a surgir. De esta manera, sabrán en todo momento qué hacer y qué equipos deben utilizar para conseguir el máximo rendimiento.
🔍Control de calidad de la mercancía que llega a almacén
Una vez que la mercancía entra al almacén, se realiza la primera verificación de los albaranes con el objetivo de comprobar si todos los datos coinciden con lo que se había acordado previamente con los proveedores: cantidad, modelo y características. De mismo modo, se debe observar si el embalaje está es el adecuado y se encuentra en buen estado.
Ese paso es fundamental para llevar a cabo un eficiente proceso de recepción de mercancía en el almacén y tener futuros problemas con el estado o la conservación de la mercancía, ya que esta pasará más adelante a las manos del cliente final.
Por todo ello, es necesario realizar unos controles de calidad de mayor profundidad, como los siguientes:
- En caso de que lleguen materias primas al almacén, la gran mayoría de las empresas cuentan con su propio control de calidad para evaluarlas.
- Los alimentos, al igual que ciertos medicamentos, requieren condiciones especiales con respecto a la temperatura y la humedad. De esta manera, se proporcionará el ambiente adecuado para su conservación en perfecto estado. Es imprescindible comprobar que no se haya roto la cadena de frío y haya productos en mal estado.
- Con respecto a las mercancías peligrosas, existen ciertas normativas concretas para regular el embalaje, a parte de los procedimientos de carga y descarga, debido a que son productos cuya manipulación posee ciertos riesgos.
Se denomina “cuarentena” al tiempo requerido para realizar los anteriores controles de calidad. Casi todos los almacenes cuentan con una zona especial destinada de forma exclusiva a realizar dichos controles.
🏷️Etiquetado y colocación de la mercancía
En algún punto de todo el proceso de recepción de mercancías es necesario registrar toda la información, con el fin de dejar constancia de la mercancía que ha ingresado al almacén. Dicha información puede ser registrada en los programas de sistema de gestión que están destinados a ello. Todo con el objetivo de que los datos estén informatizados de acuerdo a los parámetros logísticos que emplee la empresa.
Hasta la llegada de los sistemas informáticos y la difusión de estas tecnologías, esto se hacía de forma manual. Se hacía uso de las hojas de recepción para registrar los datos de las mercancías, como son el número de pedido, el albarán, el resultado de control de calidad, descripciones de la mercancía y las cantidades de esta.
📦 Proceso de recepción y registro de mercancías en almacén
| Paso | Resumen del Paso |
|---|---|
| 📝 1. Planificación e información | Se coordina la llegada de la mercancía. Es esencial planificar con antelación, conocer los pedidos esperados y comunicar la información a todo el personal. |
| 📄 2. Documentación necesaria | Se revisan y preparan los documentos como pedido, albarán, hoja de recepción y registros previos para justificar y controlar la recepción. |
| 🚚 3. Descarga de mercancía | Se realiza la descarga desde el transporte al almacén y se traslada a la zona de recepción o almacenamiento directo, siguiendo protocolos de seguridad. |
| 🔍 4. Control de calidad y cantidad | Se verifica que lo recibido coincide con lo pedido (modelo, cantidad, estado del embalaje). Se aplican controles específicos si es materia prima o perecedero. |
| ⏳ 5. Cuarentena (si aplica) | Se aísla temporalmente la mercancía mientras se completan los controles de calidad. Zona reservada para esto. |
| 💻 6. Registro de mercancía | Se registra toda la información en el sistema de gestión (ERP/WMS), dejando constancia oficial y detallada de lo recibido. |
| 🏷️ 7. Etiquetado y ubicación | Se etiqueta cada unidad según los estándares de la empresa y se almacena en el lugar correspondiente en el almacén. |
📊 KPIs clave y buenas prácticas para mejorar la recepción de mercancías en tu almacén
En Serwell, sabemos que un proceso eficiente de recepción de mercancías es fundamental para asegurar el buen funcionamiento del almacén, evitar errores y ofrecer un servicio de calidad a tus clientes. Para lograrlo, es necesario apoyarse en indicadores de rendimiento (KPIs) que permitan medir y mejorar cada fase del proceso.
📈 Principales KPIs para evaluar la recepción de mercancías
Estos indicadores te ayudarán a valorar el rendimiento logístico y a tomar decisiones basadas en datos reales:
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Rotación de inventario: Mide con qué frecuencia se renueva el stock. Cuanto más alta, mejor aprovechamiento de los productos.
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Valor del inventario: Evalúa el coste total del stock almacenado, útil para el control financiero.
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Incidencias o roturas en la recepción: Registra productos dañados o defectuosos. Un indicador crítico para identificar fallos en la cadena.
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Disponibilidad real de stock: Refleja qué porcentaje del inventario está listo para su venta o distribución.
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Cobertura de inventario: Ayuda a saber durante cuánto tiempo se puede cubrir la demanda con el stock disponible.
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Aprovechamiento del espacio: Se mide en función de los metros cúbicos o cuadrados utilizados, optimizando la capacidad del almacén.
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Volumen de pedidos e ítems: Indica la cantidad de productos y líneas gestionadas, clave para analizar la carga operativa.
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Tasa de devoluciones: Detecta el número de productos devueltos y sus causas (errores, mala manipulación, problemas de calidad).
🚀 Recomendaciones para optimizar el proceso de recepción
Desde nuestra experiencia en Serwell, estas son algunas de las mejores prácticas que aplicamos para garantizar una recepción de mercancías eficiente:
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Anticiparse y preparar el espacio antes de la llegada de los productos.
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Automatizar procesos de registro e inventario, reduciendo tiempos y errores humanos.
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Capacitar al personal en procedimientos de inspección, manipulación y uso de equipos.
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Realizar controles rápidos y eficaces para detectar cualquier desviación en calidad o cantidad.
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Registrar y etiquetar adecuadamente cada producto para facilitar su trazabilidad.
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Asignar zonas de almacenaje bien organizadas que permitan un flujo de trabajo fluido.
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Fomentar la comunicación interna entre logística, compras y almacén.
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Evaluar el rendimiento de proveedores para garantizar un suministro confiable.
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Medir, analizar y mejorar continuamente con base en los datos obtenidos del proceso.
📝 Solicita nuestro servicio de recepción de mercancía y almacenaje
Ahora que conoces la importancia de un proceso de recepción de mercancías bien gestionado, es el momento ideal para contar con un aliado logístico que impulse tu negocio. En Serwell te ofrecemos un servicio ágil, eficiente y seguro para la recepción, gestión, almacenaje de tus productos y envío urgente.
¿Te interesa saber más o quieres contratar nuestros servicios? No dudes en contactarnos. Estaremos encantados de ayudarte. ¡En Serwell, estamos listos para llevar tu logística al siguiente nivel!
