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La logística en una empresa de distribución debe poseer un respaldo de todos los procesos que se llevan a cabo. Desde los precios de cotización, control del stock hasta los pedidos solicitados de compra y venta. Por ello, en Serwell te explicamos cuáles son los documentos de almacén necesarios para una gestión y cómo puedes optimizar el proceso.

¿Qué tipos de documentos de almacén existen?

Uno de los primeros pasos para optimizar la gestión de documentos de almacén se logra conociendo los tipos de escritos necesarios en el proceso, ya que sin darte cuenta el fallo en tu logística puede deberse a que no estás recopilando algún paso importante.

Estos son los tipos de documentos de almacenes más básicos en el proceso de comercialización y distribución de en una empresa:

1. Encargos

La pieza principal dentro de un proceso de logística son los encargos solicitados por el cliente durante un proceso de venta.

Sin la documentación adecuada de este procedimiento la empresa no tendrá precisión sobre la contabilidad, pudiendo existir desajustes no solo en los bienes sino en todo el presupuesto en general.

Todas las clases de encargos solicitadas son uno de los documentos de almacén que se debe llevar de forma precisa. Sobre todo, si quieres agilizar la preparación de pedidos.

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2. Ingreso de la mercancía

Entre los documentos de almacén debe existir un registro de los pedidos solicitados a producción como del ingreso de la mercancía a los almacenes. De esta manera, posees una certificación sobre la mercancía y logras proveer a tu equipo sobre los tiempos de entrada.

¿Por qué es crucial este documento? Teniendo un control sobre la documentación de mercancía tu equipo en el almacén puede organizar el stock, de tal manera que saquen primero los productos de mayor antigüedad.

3. Recepción de mercancía

Cuando ingrese la mercancía a los almacenes se deberá dejar constancia en un documento tanto de la empresa como de la distribuidora que la orden de productos fue recibida sin presentar incidencias.

En caso de que haya existido alguna incidencia levantas un acto sobre el problema presentando en la orden, ya sea falta de unidades, daño en la mercancía, etc.

4. Cotización

Los documentos de almacén no solo tienen el fin de controlar toda la logística, sino que también manejan un fin informativo.

Por ejemplo, mediante el documento de cotización los empleados disponen de los costes de los productos, distribución y entregas. De esta forma, al momento de cotizar a un cliente no tienen que ponerse a sacar cuentas desde cero, ralentizando la logística de la empresa.

5. Control de logística

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Para llevar a cabo el proceso de logística de manera óptima, necesitas poseer un documento de almacén compartido en el cual expongas ciertos elementos básicos como las existencias de la mercancía, las mermas, los pedidos enviados y aquellos que necesiten ser restituidos.

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Las mermas son todos los productos dentro del stock que fueron extraviados o que por alguna razón no pueden ser vendidos.

6. Orden de compra

Consideramos que la documentación de compra es uno de los documentos de almacén más críticos dentro de una empresa, ya que es solicitado por la ley. En ella, se solicita la mercancía a los distribuidores correspondientes.

Si la empresa llega a pasar por un proceso de inspección deben presentarse todas las órdenes de compra porque es una manera de comprobar la contabilidad.

7. Facturación

Se puede decir que la facturación resulta el documento de almacén clave junto con la solicitud de pedidos dentro de una empresa. Con esta documentación acreditas de forma clara la información relevante sobre la mercancía.

El documento de facturación deja un registro sobre los procesos de compra y venta en la empresa que comúnmente suele ser registrados por administración.

8. Documento de transferencia

Si algún producto llegase a ser transferido de nuevo al depósito, a la distribuidora o un cliente, es esencial que quede registrado en una documentación. Puesto que, a la hora de realizar cuentas sobre el stock existirán vacíos que no sabrás cómo llenar.

9. Reserva de productos

En ciertos casos los pedidos en el almacén requieren de una reserva especial, que el equipo necesita conocer para proceder con normalidad.

Dicha reserva muchas veces se da porque ya fue ordenada esa mercancía y eran las últimas unidades, por lo que se separa de la otra. También puede ser en casos donde los productos estén dañados o incompletos.

¿Cómo optimizar la gestión de documentos de almacenes?

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Hoy en día la respuesta es muy sencilla, para gestionar la documentación en los almacenes no hace falta tener un archivero más grande que una habitación, sino que todo se puede manejar con un software compartido en la empresa.

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Este tipo de gestiones digitales permiten que el equipo disponga de un acceso más certero sobre cada uno de los procesos de logísticas, de manera que, si necesitan acceder a un pedido en específico visiten la especie de nube compartida y lo encuentren sin tantos problemas.

Si no es tu estilo utilizar un software avanzado y prefieres el archivador, no hay problema solo que la base de una gestión óptima en los documentos de almacenes se logra mediante la organización exhaustiva y la revisión.

La organización en la gestión de los documentos de almacén te ayudará a delimitar de forma precisa la logística, pero estos requieren de un monitoreo constante por parte de algún equipo.

Esperamos que con esta información tengas más claro lo que necesitas hacer con la documentación del almacén de tu empresa.

Si estás buscando esta clase de servicios impartidos por una empresa certificada, la cual te proporcione el apoyo necesario con los documentos de almacén y otros procesos en la logística, no dudes en contactar con alguien de nuestro equipo.